Referater 2016 - St. Lyngby IF

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 10. august 2016 kl. 18.00

Afbud: Lars
Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Jan kan ikke deltage i Loppemarkedet 2016.

Teltregnskab for første halvår: 85.000

Indkøbt ny dankortterminal.

To biler er nysynet.

Jan gør opmærksom på, at vi skal gøre os helt klart, hvordan vi håndterer Mobilpay på loppemarkedet - betaling via MobilPay kan ikke registreres på den enkelte bod. Vi overvejer, at MobilPay udelukkende skal fungere som en mulighed for at hæve kontanter.

Nyt vedr. teltudlejning:
Overvejelse om at betaling for leje af telt, skal ske inden opsætning - for at undgå restancer.

Nyt vedr. loppemarked:
Lidt færre småting, end der plejer at være.

Vedtaget, at annoncerne bliver større og tydeligere i aviserne. Michael og Henrik arbejder intenst på sagen.

Jens kontakter Tisvilde for lån af telt.

Bespisning er på plads.

Opmærksomhed på ny "wc-mand" + en formand til Legetøj!!

Andre arrangementer:
Ål og flæsk er den 26. august i Klubhuset kl. 18.00. Konceptet bliver (lidt) nyt - vi arbejder på sagen. Rene' er tovholder og sørger for at invitere loppehentere, sorterere og teltfolk.

Diverse møder:
Ideen om et dialogmøde med IF om fælles profilering, er lagt i dvale. IF er selv i gang med at arbejde på en ny struktur - vi stiller os til rådighed, såfremt IF´s bestyrelse ønsker det.

Pølsevogn: Ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Der er lagt tag på udedepotet v. Hallen
Ændring til hjemmesiden: telt og pølseansvarlig skal flyttes op på forsiden.

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 7. september 2016:
Indkøb hos Stark, retningslinjer
Loppemarkedet bl.a. MobilPay og alt det praktiske

Næste møde 7. september i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.

Afbud: Elith

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 1. juni 2016 kl. 18.00

Afbud: René

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Økodag
Omsætning 66.680
Overskud 27.000 ca.

Tilbud på ny dankortterminal: 8.400.
Jan indkøber snarest.

Der har været noget forvirring omkring fakturaer fra STARK - hvem der har indkøbt, hvem er varerne til, er det VENNER, der skal betale mm.
Vi skal have udarbejdet nogle retningslinjer og procedurer for indkøb hos STARK, således der ikke opstår misforståelser.

Nyt vedr. teltudlejning:

Nyt vedr. loppemarked:

Andre arrangementer:
Der blev spurgt ind til den årlige Vennetur for bestyrelsen samt æresmedlemmer m.fl.
René og Henrik arbejder på sagen…

Diverse møder:
Brevet til IF omkring fremtidigt samarbejde blev drøftet. Punktet tages op igen den 10. august for endelig formulering.

Pølsevogn:
Er udlejet 3 x 1 uge henover efteråret. Samlet pris 8.000

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 10. august 2016:
Invitation til IF
Status på Loppemarked
Indkøb hos STARK - procedure


Næste møde 10. august i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 2. marts 2016 kl. 18.00

Afbud: Elith

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Kontingentopkrævning er sendt ud.
Fakturaer er sendt ud til sidste års sponsorer.
Vi gør opmærksom på, på hjemmesiden, hvordan man bliver medlem af VENNER.
Mobile Pay er lige på trapperne.


Nyt vedr. teltudlejning:
Rene' formidler de nye hjælpernavne til Henning. Vi afventer respons fra Henning i forhold til, om der skal gøres yderligere i den nye sæson.
Rene' taler med Henning, om der skal foretages indkøb af tekniske hjælpemidler.

Nyt vedr. loppemarked:
Vær opmærksom på, at vi ikke kører langt kun efter tv apparater. De kan blive vanskelige at komme af med i år.

Michael er i undersøgelsesfasen omkring diverse skilte - pladsen, hallen og parkering.

Andre arrangementer:
Øko-dagen
Vi stiller med 4-5 mand til hjælp til parkeringen.
Keld sørger for personaleliste og opgavefordeling som de tidligere år.
Keld er tovholder og sørger for at indkalde til planlægningsmøde.

Diverse møder:
Møde med loppefolk 16. marts i Klubhuset kl 19.00.

Pølsevogn: Ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Drøftelse af hvordan vi sammen med IF skaber en synlig profilering af Store Lyngby IF og Venner.
Beslutning: Henrik formulerer et opfordrende brev til Hovedbestyrelsen i forhold til et dialogmøde omkring en fælles profilering, herunder; eventuelt en ny udgave af Klubbladet.

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 1. april 2015:
Finpudsning af Økodag
Godkendelse af brev om dialogmøde med IF

Referat af Bestyrelsesmøde 10. februar 2016

Afbud: Keld

Konstituering

Formand: Jens Hansen
Næstformand: Rene' Larsen
Kasserer: Jan Enevoldsen
Sekretær: Henrik Keck

Bestyrelsesmedlemmer
Anders Andersen
Michael Larsen
Keld Hjort Olsen

Suppleanter
Elith Andersen
Lars Hansen

Ansøgninger:
Fodboldafdelingen ansøger om ekstraordinært tilskud på 7000 kr. til u13 til bustransport til Fredericia - Landsmesterskaberne i indendørs fodbold

Henrik formulerer svar til fodboldafdelingen.

Kassereren
Sender kontingentopkrævning ud i disse dage.

Teltudlejning
Ingen pkt.

Loppemarked
Indsamling begynder 2. april. 1. annonce kommer i ugeposterne 22. marts.
Pladerne lægges på 2. april kl. 8.00
Møde med loppeindsamlere og -sorterere kl. 19.00 onsdag den 16. marts i Klubhuset. Rene' indkalder.
Jens, Rene', Lars, Elith og Michael deltager. Jens sørger for kaffe og kage.
Jens overvejer, hvordan vi kan imødekomme ønsket om et halvtag over den udendørs opbevaring.

Forslag:
Anskaffelse af Beach skilte til at markere parkeringspladsen. Drøftes på næste møde.
Videreførelse af de gul/røde skilte - Michael arbejder videre med sagen.
Overvejelser om etablering af bod med "anden etnisk" bespisning. Henrik arbejder videre.

Andre arrangementer
Øko-dag. Lundholm ønsker vores hjælp til parkering.
Jens taler med Anders M. J. om det er en opgave, vi kan magte. Tages op på næste møde.

Diverse møder
Bestyrelsesmøder 1. onsdag i måneden.
Fordelingsmøde med St. Lyngby IF, 16. november 2016.

Pølsevognen
Anders tilretter priserne. Udlejes med omtanke i forhold lejer, sted mv.

Øvrige punkter:
Elith har undersøgt reglerne om kørsel med den store bil. Afventer svar fra de offentlige instanser.

Eventuelt
Henrik kontakter Gymnastikafdelingen mht. information om Venner på indgangsbilletten til opvisningen

Punkter til næste møde
Stillingtagen til teltudlejning i fremtiden
Parkering på øko-dagen og økodagen i det hele taget.
Fælles profilering af IF og Venner
Indsamling af TV-apparater til Loppemarked?

Dagsorden ved St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde
onsdag den 6. januar 2016 kl. 18.00

Tilstede: alle
Ansøgninger: ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Ny konto i Nordea er oprettet.
Forsikringer er betalte
Jan udarbejder regnskab til Generalforsamlingen

Nyt vedr. teltudlejning:
Vi har fået 5 nye teltopsættere og en loppeafhentere

Nyt vedr. loppemarked:

Andre arrangementer:
Generalforsamling 31. januar
- årsberetning, Jens
- regnskab, Jan
- åbne Arresøhus for kokken kl 8.00, Henrik
- indkøb til mad, gule ærter og pølsebord og drikkevarer, Keld
- dirigent, Henrik taler med relevante
- vedtægter, Jan
- dagsorden, Henrik

Bestyrelsen møder kl 9.30

Øko-dag
Afholdes på Lundholm den 17. april 2016.
Vi deltager igen i år.

Diverse møder:
Liv og glade dage
Jens orienterede om et konsulentmøde, hvor der blev stillet interessante spørgsmål til projektet.
Hvad vil vi med projektet?
Hvad er folks behov?
Vi hører mere, når projektgruppen har haft møde.

Pølsevogn:
Drøftelse af betaling for leje af pølsevogn. Anders undersøger, hvad andre tager og vi regulerer priserne herefter.

Øvrige punkter til drøftelse og beslutning: ingen

Eventuelt:
• En tagrende er blevet ødelagt på loppehallen, da en lejer af pølsevognen skulle sætte den på plads. Vi har fået 5000 kr. af pågældende og ny tagrende indkøbes og opsættes.
• Kunststofbanen er renset og "rejst".
• Henrik inviterer loppehjælpere til Dilettant via diverse sociale medier og hjemmesiderne

Punkter til næste møde 10. februar kl. 18.00:
• Konstituering
• Opstart på loppemarked, herunder behandling af forslag fra evalueringsaften
• Økodag
• Fastsættelse af datoer til årets møder