Referater 2018 - St. Lyngby IF

Gå til indhold

Hoved menu:

Referater 2018

INFO > IF's Venner > Referater m.m.

4. april 14. marts 7. februar 28. januar 10. januar

Referat af St. Lyngby IF´s Venners ordinære bestyrelsesmøde

onsdag den 4. april 2018 kl. 18.00

Afbud: Michael

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:

Dankortterminalen er opdateret til også at kunne modtage mobilepay.

Der bliver oprettet 2 numre til økodagen – Kaffe/pølser.

Nyt vedr. teltudlejning:

Henning giver besked til René og Jens, når der er brug for ekstra hold til opsætning og nedtagning, i foråret.

De gamle borde skal efterses i forhold til reparationer.

Nyt vedr. loppemarked:

Henvendelse fra Lars Christensen (udlejer af diverse møblementer). Hans firma lukker og vi er blevet tilbudt de rester, der er tilbage.

Vi kigger på det på lørdag og tager beslutning derefter.

Andre arrangementer:

Økodag:

Der er styr på arrangementet. Alle mand melder klar.

Der bliver lavet nye prisskilte – Jan sørger for at sende mobilenumrene til Jens.

Forespørgsel fra ”Mødrehjælpen” om de kan købe kaffe/kagebilletter, som de kan dele ud til deres medlemmer.

58 stk. kage, 25 kaffe/te.

Henrik laver 60 billetter til kage a 25 kr. og 60 billetter til kaffe/te/kakao a 15 kr.

Jan sørger for vekslepenge.

Vi sælger ugrillede pølser i løssalg – 15 pr. stk.

Mødetid d. 15.4 – kl. 8.00 til morgenmad på Lundholm.

Diverse møder: ingen

Pølsevogn: intet - brochuren er fortsat under udarbejdelse

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Flyer - om VENNERs virke.

Vi har fået lavet 500 stk. ”flyer” til uddeling.

Vi uddeler dem ved Økodag, til Gym-opvisning, ved udlejning af pølsevogn, ved teltudlejning, loppeindsamling osv.

Eventuelt: intet

Mødet blev afkortet pga. af informationsmøde med loppeindsamlere, sorterer m.fl., kl. 19.30.

Næste møde 2. maj kl. 18.00

• Hvordan forholder vi os til, når vi oplever, at børn benytter loppehallen uden trænere?

• Etablering af vindue fra hal mod depot.

Referat af St. Lyngby IF´s Venners ordinære bestyrelsesmøde

Onsdag den 14. marts 2018 kl. 18.00

Afbud: Ingen

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:

Jan er i gang med at sende kontingentopkrævninger ud – og pengene kommer ind i en lind strøm.

Mobilepay nummeret er nu femcifret. Jan formidler nummeret til relevante.

Vi forsøger med den nye form for mobilepay på Økodagen. Vi skal være opmærksomme på, at det koster 0,75 kr. pr transaktion.

Nyt vedr. teltudlejning:

Teltene er rengjort og repareret og klar til en ny sæson.

Nyt vedr. loppemarked:

Nyt loppeindsamlerhold: Hold 2, Ruben Børgesen og Anders W. Andersen og Lars Folke.

Der køres første gang den 7. april - samme dag lægges der gulvplader i hallen.

Lars kontakter Anders J. omkring afhentning af bilerne (og grillen til økodag).

Andre arrangementer:

Øko-dag 15. april på Lundholm.

Jens har bestilt pølser og brød.

Keld og Jens er tovholdere.

Teltene sættes op fredag den 13. april – mødetid ved loppehallen kl. 15.00. Rene´ sørger for at orientere Henning om, at vi skal bruge telte.

Vi slutplanlægger på næste møde den 4. april.

Diverse møder:

Der indkaldes til loppeopstart onsdag den 4. april kl. 19.30. René indkalder. Jens sørger for forplejning og lokale.

Pølsevogn:

Intet nyt – brochuren er på vej.

Vognen er lejet ud den 10. maj.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen

Eventuelt: Intet

Næste møde 4. april kl. 18.00

· Hvordan forholder vi os til, når vi oplever, at børn benytter loppehallen uden trænere?

· Økodag

· Forslag fra AMJ: Etablering af ”vindue” fra banen til depot i Loppehallen. (Modtaget efter mødet)

Referat af St. Lyngby IF´s Venners ordinære bestyrelsesmøde

Onsdag den 7. februar 2018 kl. 18.00

Konstituering

Formand:

Jens W. Hansen

Næstformand:

Rene´ Larsen

Kasserer:

Jan Enevoldsen

Sekretær:

Henrik Keck

Bestyrelsesmedlemmer:

Anders Andersen

Keld Hjort Olsen

Michael Larsen

Suppleanter:

Elith Andersen

Lars Hansen

Afbud: Jan

Ansøgninger:

Fodboldafdelingen: Har sendt ansøgning på ca. 15.000 til dækning af udgifter for deltagelse af 3 voksne/trænere til tur til Barcelona.

Gymnastikafdelingen: Har sendt ansøgning på ca. 18.000 til dækning af udgifter for 3 trænere til stævne i Italien.

Drøftet og beslutning er taget. Henrik formulerer svar og sender dem til Hovedbestyrelsen.

Kassereren om økonomi mm.:

Intet, da kassereren er fraværende.

Nyt vedr. teltudlejning:

Overvejelse: Indkøb af lyskæder til teltene til udlejning. Michael undersøger priser, René taler med Henning om ideen til næste møde i marts.

Nyt vedr. loppemarked:

Indkøb af container.

Beslutning: Vi køber den rød container. Pris 18.000. En ny koster 35.000 + moms.

Startdato for indsamling: 7. april. Henrik sørger for at sætte annoncer i de respektive ugeblade.

René informerer Lene Larsen og Palle og Merethe

Leje af kølevogn: René er opsøgende på priser frem mod næste loppemarked.

Andre arrangementer:

Diverse møder:

Pølsevogn:

Anders laver udkast til ny tekst til pølsevognsbrochuren.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Behandling af forslag til loppemarked jf. evalueringer fra bodformændene:

Forslag om at udleje ex. stande til en pris á 2000 kr.

Beslutning: Vi ønsker ikke at gå den vej, da det dels vil bevæge sig hen imod et kræmmermarked – det ønsker vi ikke, det vil kræve et større organisationsarbejde og vi kan vi frygte en dalende omsætning, hvilket giver færre penge til vores ungdom.

Forslaget kan tage op på et senere tidspunkt, hvis vi ønsker et andet koncept end det vi kender.

Drikketider ved opsætning af loppemarked.

Der afholdes 2 officielle drikkepauser, hvor vi kan mødes i hallen. Man er velkommen til at holde flere drikketider i de respektive boder. Drikkelsen vil kunne hentes i hallen.

Parkering:

Det skal gøres tydelig, hvor medhjælpere kan parkere på loppemarkedsdagen allerede i skrivelsen til bodformændene og via store skilte.

Øl og parkering:

Det skal gøres meget tydeligt, at vi ikke ønsker at trafikken på parkeringspladsen dirigeres med ”en øl i hånden”. Vi ønsker ikke at forbyde øl, men vi ønsker at parkeringen foregår på en forsvarlig måde og vi ønsker at give et ordentligt indtryk af VENNER allerede ved ankomsten til pladsen.

Vi overvejer, hvordan dette gøres bedst muligt.

Det foreslås, at VENNERs bestyrelse er mere synlige og aktive i forhold at hverve nye medhjælpere.

Beslutning: Jens og Henrik besøger anlægget et antal gange i løbet af foråret, hvor der er flest forældre tilstede.

Vi vil informere om VENNER og forsøge at hverve flere hjælpere til VENNERS arbejde.

Eventuelt

Næste møde 14. marts

Fastsættelse af dato for opstartsmøde, indsamling + en form for retningslinjer for hvad vi indsamler og hvordan vi afviser på en ordentlig måde.
Behandling af forslag til loppemarked jf. evalueringer fra bodformændene
Økodag

Referat af GENERALFORSAMLING 2017

Søndag d. 28. jan. 2018 kl. 10.30

Dagsorden

Et minuts stilhed for Bent Ole Hansen

Valg af dirigent: Ole Meldgaard Jensen blev valgt

Årsberetning: Formand Jens W. Hansen aflagde sin beretning, hvor årets gang blev gennemgået.

Udover gennemgangen af de traditionelle aktiviteter – bl.a. økodag, telt- og pølsevognsudlejning og loppemarked – benyttede Jens lejligheden til at takke de mange aktive mennesker, der lægger kræfter i Venners arbejde. Også en tak til St. Lyngby IF og Venners bestyrelse.

Desuden et stort tillykke Æresmedlemmerne Knud Ole Jensen og Anders Jørgensen med hhv. guldbryllup og 70 års fødselsdag, samt til Tirsdagsholdet, der havde fået Venneprisen 2017.

Bemærkninger:

Carl Hansen takkede for Venneprisen på Tirsdagsholdets vegne.

Per L. takkede for Venners arbejde, samarbejde og støtte, der gives.

Henning gav udtryk for en glæde ved samarbejdet med de folk, der er omkring teltene. Glæder sig til 2018, hvor der allerede er godt booket op.

Stiller spørgsmål til retningslinjer omkring drikke- og spisetider…… skal der være flere steder for indtagelse af drikkelse. Svar: Bestyrelsen har taget bemærkningen til efterretning.

Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab

Jan Enevoldsen fremlagde årsregnskabet og redegjorde for hovedtallene. 2017 gav et underskud på 41.000.

Egenkapitalen er således ca. 1.200.000 kr.

Henning orienterede om årsagen til, at indtægten er faldet for teltudlejning. Roskilde Dyrskue lejer ikke telte længere.
Morten takkede på fodboldafdelingens vegne for støtten i 2017 og også for forhåndsbevillingen i 2018. Det er altafgørende for afdelingens aktiviteter.
Opfordrer til mere synlighed på udlejning af pølsevogn.
Elith var nysgerrig på dilettantudgifter og spurgte indtil hvordan vi håndterer underskud – hvor længe kan vi leve med det? Svar: Dette er noget bestyrelsen er opmærksom på og vil arbejde med.

Per roser for et flot regnskab – på trods af et beskedent underskud.

Fastsættelse af kontingent for det kommende år: Fortsat 75 kr. årligt.

Behandling af indkomne forslag: Ingen

Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor

Bestyrelsesmedlemmer på valg:

Jens W. Hansen - genvalgt

Jan Enevoldsen - genvalgt
Michael Larsen - genvalgt
Henrik Keck - genvalgt
Revisor på valg:
Torben Ryberg - genvalgt

Valg af 2 bestyrelsessuppleanter på valg:

Elith Andersen - genvalgt

Lars Hansen - genvalgt

Valg af 1 revisorsuppleant på valg:

Per Felby - genvalgt

Eventuelt

Diverse kommentarer og forslag:

Torben: Husk at slette afdøde mennesker fra hjemmesiden.

Carl: Hvad gør I med mobilepay i fremtiden? Svar: Bestyrelsen arbejder på en god procedure.
Henning: Opfordring til at benytte storskærmen i SuperBrugsen Skævinge. Svar: Tages op på et kommende bestyrelsesmøde.
Morten: Sørg for at lave en nem og overskuelig procedure for MobilePay. Måske er det ikke så vigtigt med hvilken bod indtægten hører til.
Søren: Vi skal sørge for at behandle de indsamlede effekter med respekt.
Carl: Hvis I køber den røde container – hvordan skal den så bruges? Svar: Vi tager beslutning på et kommende møde – hvordan gør den bedst gavn?

Ole takkede for god ro orden.

Jens takkede de fremmødte, og Generalforsamlingen afsluttedes som traditionen foreskriver – med 3-foldigt leve for St. Lyngby IF, VENNER.

Ole M. Jensen

Dirigent

Henrik Keck

Referent

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 10. januar 2018 kl. 18.00

Afbud: ingen

Ansøgninger:

Modtaget 2 ansøgninger fra fodboldafdelingen.

1 lydende på 25.600 til dækning af diverse udgifter i forbindelse med u15 - Landsmesterskaberne i Fredericia

1 lydende på 15.000 til dækning af trænere/voksne rejseudgifter i forbindelse med Sommer Cup i Barcelona.

Ansøgninger kommer direkte fra fodboldafdelingen og ikke fra hovedbestyrelsen, som proceduren foreskriver.

Henrik skriver til fodboldafdelingen om at sende via Hovedafdelingen.

Kassereren om økonomi mm.:

Jan orienterede om regnskabet.

Vi går ud af 2017 med et beskedent underskud. Lidt færre indtægter og lidt større udgifter bl.a. et større tilskud til afdelingerne og flere omkostninger omkring loppemarkedet og bilerne.

Flere detaljer gives på Generalforsamlingen.

Mobile Pay er skiftet til “mobil my shop”. Mulighed for flere betalingsnumre if. med loppemarkedet.

Dette drøftes på et kommende møde.

Nyt vedr. teltudlejning:

Er sendt til reparation og vask.

Alle telte er booket til forårets konfirmationer.

Nyt vedr. loppemarked:

Tilbud om at købe den ekstra container. Pris 18.000. Jens og Lars går i dialog med ejeren.

Andre arrangementer:

Generalforsamling 28. januar kl. 10.30 på Arresøhus

Styr på ærterne. Michael låser op for kokkene.

Keld sørger for øvrig bespisning og drikkevarer.

Henrik sørger for dirigent og dagsorden.

Bestyrelsen møder kl. 10 og stiller op.

Øko-dag

15. april 2018 på Lundholm

Diverse møder: ingen

Pølsevogn: ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen

Eventuelt: Ingen

Næste møde 7. februar

Konstituering

Loppemarked - drøftelse af udvalgte forslag