Referater 2019 - St. Lyngby IF

Afbud: Michael

Ingen

Alvent A/S ønsker ikke at være sponsor i fremtiden.

Jan orienterede om Regnskab 2019, der vil blive fremlagt på Generalforsamlingen den 26. januar 2020.

Der er forhåndsudlejet telte for ca. 40.000 i 2020.

Keld undersøger, til februarmødet, forsikringsforhold og ansvar, hvis der sker skader på eksempelvis elkabler, telefonkabler o. lign. i forbindelse med teltopsætninger.

Jan undersøger i policen omkring ansvarsforsikring omkring ovenstående.

Michael arbejder fortsat på teltbemandingsprocedure. Tages ligeledes op til februar.

Vi tager stilling til, hvordan vi håndterer de forskellige ansøgningsopgaver, på de kommende møder.

Vi skal være opmærksomme på at komme i gang i god tid!!

Generalforsamling, 26. januar 2020 i Klubhuset m. spisning i 7´eren

Der er styr på madholdet.

Anders og Michael tager sig af det øvrige praktiske.

Afbud fra Keld Hjort Olsen og Lars Hansen.

Henrik spørger relevant dirigentemne.

Novembermøde med IF

Et roligt og uformelt samarbejds- og fordelingsmøde med idrætsforeningen i, sædvanlig, god og positiv tone.

VENNER imødekom alle økonomiske ønsker, under forudsætning af, at afdelingerne lever op til kravene beskrevet i vedtægterne.

Intet

Drøftelse af bestyrelsesemner.

Elith taler med Anders M. J. om bilernes ”form” og om eventuel anskaffelse af en erstatning for den orange.

Medlemstallet er en smule dalende – hvordan forholder vi os til det?

Konstituering, Jens

Planlæggelse af møderækker, Jens

Teltprocedure, Michael

Forsikringsforhold omkring teltopsætning, Keld/Jan

Medlemstallet, fælles drøftelse

Afbud: Ingen

Store Lyngby IF´s ansøgninger om økonomisk støtte í 2020 blev behandlet. Det var ansøgninger for, lige på den anden side af, 250.000 kroner.

Henrik udarbejder svar til mødet med IF på onsdag den 13. november.

Gymnastikafdelingen har forespurgt om ikke forbrugte midler kan overføres til andre formål. Jan formulerer svar til afdelingen.

Kort information omkring økonomi.

Vi afventer endeligt svar fra René i forhold til rollen som koordinator af teltsikkerhed.

Keld, Michael og Anders tager teten i forhold til det videre arbejde og vender tilbage på januarmødet.

Tages op på næste møde.

Henrik orienterede om det praktiske omkring årets jule- og vennetur.

Erik på Lundholm, har besluttet også at deltage på ØKO-dagen i 2020 – det gør VENNER så også.

Det praktiske blev planlagt.

Deltagere: Jens, Anders, Lars F. og Henrik.

Ingen

Drøftet og besluttet. Anders uddeler prisen ved Aktivfesten.

Afbud: Ingen

Ingen ansøgninger

Det er en svær opgave at komme af med pengene i banken i disse dage. Det er dog lykkedes og vi afventer nu det endeligt indsatte beløb.

Regningerne er så småt begyndt at tikke ind, men vi har ikke et totalt overblik. Vi må afvente det endelige resultat til november.

Overvejelse: Skal vi udvide udbuddet af mobilepay-boder?

En del teltduge er blevet meget beskidte ved nedtagning efter Loppemarkedet. Henning sørger for at pakke dugene og får dem rengjort hos det sædvanlige firma, Kibæk.

Ved opsætning af de store telte SKAL der kryds i og reglementerede pløkke i.

Teltene skal sikkerhedscertificeres igen, inden 20. juni 2020.

Der er igen behov for at kigge på priserne, da der er udgifter forbundet med ekstra sikring.

Det besluttes at opjustere samtlige priser med 15%. Anders sørger at rette brochuren og sender til webmaster.

Jens forhører sig hos René om, han fortsat vil vores ”sikkerhedsrepræsentant” på teltområdet.

Opmærksomhedspunkter til 2020 og bestyrelsens egen foreløbige evaluering og generelle indtryk - i én skøn forvirring:

• Der skal søges om byggetilladelse til telte

• Der skal ansøges om brug af området – ikke kun hallen

• Flere hylder og borde til boderne

• Meget tilfredshed omkring det nye kaffetelt

• Det skal koordineres bedre omkring morgenmad og uddeling af T-shirt

• Der er fortsat uklarhed over, hvordan ”intern handel” skal håndteres i de enkelte boder – således handlen foregår ensartet. Vi vil arbejde på at være mere tydelige.

• Legetøj og Opbevaring kan bytte plads.

• Der er fortsat behov for en drejebog over arbejdet omkring loppemarkedet fra start til slut. Bestyrelsen arbejder med dette efter nytår.

• Vi skal have set på tilkørselsforhold mellem mark-parkering og grus-parkering.

Vi beder igen loppeformændene om en tilbagemelding til novembermødet.

Andre arrangementer:

Nyt om julefrokosten næste gang….

ØKO-dagen 19. april – vi afventer om Lundholm deltager

Samarbejdsmøde og fordeling af økonomiske midler 2020 med IF.

Ingen

Behandling af årets ansøgninger

To do listen – generel oprydning i loppehallen

Afbud: Anders og Keld

Ingen ansøgninger

Jan sørger for at bestille vekslepenge.

Da både Anders og Keld er fraværende, taler vi om ny procedure på næste møde.

Vi gennemgår teltparken efter loppemarkedet. Hvad skal vaskes, repareres osv.

Der opsættes 200 plakater i de sædvanlige kommuner fra den 13. september. Plakaterne klargøres onsdag den 11. september kl. 16 – Lars, Michael, Anders W. Andersen, Jens, Lars F. (kommer lidt senere).

Jens kontakter opsætterholdene.

Vi skruer ned for annonceudgifter i avisen. Vi deler på livet løs på egne platforme.

Vi får først de sidste 9 meter telt fra Skævinge om lørdagen, 28. sept.  Jens laver en plan over logistik i opsætningen.

De første telte skal sættes på søndag den 22. sept. Kl. 10.00: Elith, Lars F., Michael, (Anders W + Ruben), Per L., Lars L., Jens….

Parkering er på plads – som en bonus, er der høstet på markerne

ÆNDRING: Vi flytter uddeling af t-shits tilbage til hallen. Jan og Henrik sørger for at uddele trøjer og pengekasser.

Morgenmad fredag k. 9.00 i Klubhuset. Jens søger for det fornødne…

Nedtagning mandag og tirsdag: Lars F. forsøger at samle nogle gode folk…og det gør vi andre selvfølgelig også

Gulvet tages af: 12. oktober kl. 9.00

Der var 18 der deltog i ”Flæsk”. Er det tid til at gøre andet?

To-do-listen er sendt ud – vi tager fat på den efter loppemarkedet.

Evaluering af Loppemarked

Afbud: Lars Lundholm, Keld og Jan

Ingen ansøgninger

Ingen punkter.

Indkøb

Lars F. har indkøbt 100 nye stole. Michael har indkøbt 10 ”korte” borde og 10 runde borde.

Vi bortskaffer de dårlige stole – evt. sælges på loppemarkedet.

Vi har brug for at kigge på proceduren for bemanding teltopsætning - hidtil har, primært, Michael og Anders taget teten i forhold til tovholderopgaven. Vi har brug for en mere permanent løsning, hvor vi ved hvem, der gør hvad. Vi tager det op på oktobermødet.

Vi overvejer hver især, hvordan en god procedure kan se ud.

Jens undersøger om vores sponsorer fortsætter og melder tilbage til Michael.

Michael bestiller plakater, der kan bruges i flere år – 200 stk. – han bestiller ligeledes t-shits, når tid er.

Vi vil gerne imødekomme ønsket om at udbygge kaffeteltet, således at kaffeteltet får ”eget køkken” og lille køletrailer i umiddelbar nærhed.

Der vil være morgenmad og t-shirt-uddeling i teltet ca. 8.00 til 9.30 om sændagen.

Elith sørger for leje af kølecontainere, toiletvogne og minilæsser.

Henrik sørger for formalia i aviserne og skriver til bodformændene.

Lars F. har sørget at popcorn-maskinen er rengjort og at der er købt fedt og popcorn. Vi finder et godt sted at placere den og bemander den med et par gode børn.

”Ål og flæsk” skubbes til 30. august. Michael sørger for invitationer. Sted: Klubhuset. Kl.: 18.00.

Elith og Michael står for det praktiske, inkl. bestilling af mad.

Ingen punkter

Ingen punkter

Den 3. bil

Vi afventer at købe en bil mere. Vi har lånt/lejet en bil i forbindelse med loppeindsamlingen den næste ca. 6 uger.

Vedligehold og oprydning, Loppehallen mm.

Michael har udarbejdet en ”praktiske opgaver” liste. Listen eftersendes.

Punkter til næste møde 4. september 2019:

Afbud: Anders

Loppemarked

tirsdag den 4. juni 2019 kl. 18.00.

Afbud: Lars

Ingen ansøgninger

Vi har solgt den hvide bil og modtaget 14.000.

Der har været gang udlejningen. Det er primært bestyrelsen m. hjælpere, der har stået for opgaverne. ”De gamle” klarer også nogle opgaver henover over forår/sommer – tak for det.

Der har været et par situationer, hvor folk gerne vil leje telte, hvor vi ikke har kunne bemande til opsætning.

Man har så tilbudt selv at sørge for afhentning, opsætning, nedtagning og aflevering.

Bestyrelsens holdning er, at vi selv og vores folk står ovennævnte. Der kan så være tilfælde, hvor vi kender og har særlig tillid til lejer – så tager vi den der fra! Der skal dog altid være en fra bestyrelsen, der har hånd i hanke med udlejningen.

Indtil nu har René stået som ansvarlig for de sikkerhedscertificerede telte. Vi skal have udpeget ny ansvarlig. Keld/Jens undersøger formalia.

Der skal indkøbes 100 nye stabelstole -  Lars F. undersøger pris hos Lomax m.fl.

Vi indkøber 10 stk. runde høje caféborde og 10 lange hvide borde 180 cm. Michael har opgaven.

Indsamlingen kører fint og vi er blevet bedre til at sige fra over for dårlige effekter.

Jens er blevet kontaktet af repræsentanter fra Skævinge omkring en moralsk opbakning til etablering af kunstgræsbane.

Vi bliver nødt til høre mere konkret, hvad moralsk opbakning betyder. Jens tager kontakt.

Har været lejet ud til arrangement i kirken.

Ny bil

Den bil Anders har set på, er blevet solgt og var måske heller ikke noget for os.

Vi ønsker fortsat en ny bil og ”slår til” næste gang, der er et godt tilbud. – gerne med lift.

Vi overvejer om vi i fremtiden skal have tre biler – der regnes på sagen.

Den røde bil bliver taget ud af drift i uge 27. Vi skal finde en erstatning + finde en løsning fra august, hvor vi kører med 3 biler.

Michael foreslår en arbejdsweekend if. til at vedligeholde hallen. Han udarbejder er opgavebeskrivelse til næste møde.

Loppemarked

Arbejdsweekend, vedligehold af hallen

Ål og Flæsk

Vi havde besøg af  IF´s nye formand Peter Spanggaard til en uformel snak om VENNERs arbejde, rutiner og procedurer samt fremtidige samarbejdsplatforme IF og VENNER imellem.

Afbud: Lars

Ingen ansøgninger

Det gik rigtig fint – også på den økonomiske front.

Omsætning: 106.000 kr.

Resultatet er opgjort til et overskud på ca. 65.000 – salg i boderne samt et honorar for at varetage dele af parkeringsopgaven.

Vi har opsætninger i maj og juni. Henning regner med at have mandskab til alle opsætninger og nedtagninger. Han vender tilbage til Keld inden ret længe.

Michael og Anders tilbyder deres hjælp, hvis der er behov for at skaffe flere folk.

Indsamlingen kører fint.

ØKO-dag, generel evaluering

Igen var der totalt udsolgt i kageafdelingen og i pølsegrillen havde vi et beskedent overskud af pølser og ca. 100-150 for lidt.

Pølserne skal ensartes – samme vægt.

Drikkevarer skal ligeledes opjusteres.

Stor ros fra en del besøgende for vores arbejde i boderne. En god oplevelse igen i år for både besøgende og medhjælpere.

Den hvide bil kan ikke synes, som den står nu og kan blive meget dyr i reparation.

Anders M.J. har sendt et sortiment af mulige erstatninger.

Vi drøftede forskellige muligheder

Elith kontakter Anders og aftaler nærmere i forhold til at besigtige de forskellige emner.

Punkter til næste møde 5. juni 2019: Teltopsætninger, Indkøb af bil m.fl.

Ansøgninger: Ingen

Jan arbejder fortsat på at få et debetkort til betaling af aflevering af affald. Det er ikke så enkelt, så vi afventer.

Jan sørger for vekslepenge til økodagen.

Keld har overblikket over teltudlejningen – det går stille og roligt.

Vi søger stadig en eller to personer, der skal have overblikket over opsætning- og nedtagningshold.

 

Vi kører første gang den 6. april. Vi opfordrer fodboldspillerne til at give en hånd med at lægge gulvet ud – vi begynder kl. 8.00.

Der uddeles (nye) trøjer til loppefolket efterhånden, som de kører.

 

Øko-dag, 14. april på Lundholm

Opsætning kl. 16. om fredagen.

ØKO-hjælperne får en ny trøje ligesom loppefolkene.

 

Peter Spanggaard er valgt som ny formand i St. Lyngby IF. Han vil gerne deltage på et af vores møder. Vi inviterer Peter til næste møde – Henrik sørger for at give Peter besked.

 

Jens, Michael og Elith deltog i Skævinges Venners jubilæum og overrakte 5.000 kr. til hjælp til kunststofbanen.

 

Der er helt ro på.

 

Strategi og budget for promovering af VENNER v. Michael/Henrik – er på vej.

 

Vi vil gerne have, at der står ”Vi er ”LOGOET”” VENNER

Anders taler med Ole Jensen. Vi vil gerne se layoutet inden trøjerne går i trykken.

 

Besøg af Peter Spanggaard.

Evaluering af ØKO-dag

 

Vi kan ikke længere hente vekslepenge i Nordea, Hillerød. Vi finder ud af, hvordan vi gør, når vi skal bruge kontanter.

Der er mulighed for at hente i Roskilde.

Vi overvejer at indkøbe pengetæller. Michael og Jan kigger nærmere på sagen.

Keld har styr på teltene.

Skævinge stopper med at udleje telte, men vores aftale om gensidige lån, gælder stadig.

Keld har lavet udkast til en form for ”arbejdsseddel” til teltfolkene. Keld kontakter Henning for udarbejdelse at en oversigt på grej.

Udkastet blev gennemgået og Keld justerer nogle få punkter.

Nyt loppeindsamlermøde den 26. marts kl. 19.00 i Klubhuset – Anders indkalder.

Ny annonce kommer i ugeaviserne et par tirsdage inden 6. april.

Der lægges plader ud i hallen kl. 8, den 6. april. Anders A. opfordrer fodboldspillerne til at give en hånd med.

Anders M. J. sørger for at bilerne bliver helt køreklar.

Lars har undersøgt muligheden for brug af Genbrugspladsen.

Det fornuftigste er at tilmelde et antal telefonnumre. Chaufføren sender en sms, når vi kører derned. 250 kr. pr. læs. Det kræver et kreditkort.

Jan bestiller et kort. Vi aftaler med loppehenterne, hvis telefoner der skal tilmeldes.

Øko-dag, 14. april på Lundholm

Vi fravælger pølsevognen i denne omgang. Vi kan tage forslaget op på et senere tidspunkt.

Der er styr på bemanding og bespisning.

Opsætning fredag den 12. april.

Skævinges Venner fylder 50 år. Vi deltager i Receptionen og overrækker et beløb til støtte af etablering af kunstgræsbanen.

Jens, Michael og Lars deltager.

Vi støtter Dilettanterne med et stykke mad efter Premieren, da de ikke kan få glæde af den gratis billet.

Økodag - lige det sidste

Beslutning om tekst på børnenes spilletrøjer - forslag ”Vi er VENNER” i logoet

Strategi og budget for promovering af VENNER v. Michael/Henrik

Ny formand i IF

1.      Valg af dirigent
Ole Jensen blev valgt.

2.      Årsberetning v/Jens Hansen

1 minuts stilhed for Jørn og Orla

Formanden aflagde sin beretning, indeholdende årets gang på de forskellige fronter, hvor VENNER optræder.

·       Loppemarked – igen en festdag. Super dag.

·       Teltudlejning – godt år med Hennings gode overblik

·       Pølsevogn – roligt år

·       ØKO-dag – den bedste nogensinde. Se regnskab

Stor tak til alle – både til dem med tillidsposter og alle andre der påtager sig opgaver i løbet af året.

Teltholder Henning trækker sig. Vi arbejder på at finde en ny. Tak for det store arbejde

Tillykke til Knud Ole Jensen med de 75 år.

Tak for alt godt samarbejde hele vejen rundt – det har været et godt år og vi glæder os til 2019.

Kommentarer:

Per Lyngsie takker for et godt samarbejde og tak for den økonomiske støtte gennem årene.

3.      Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab v/Jan Enevoldsen

Jan fremlagde og kommenterede det reviderede regnskab.

Årets tilskud til afdelingerne: 247.975,27 kr.

Årets resultat: -3.163, 51 kr.

Egenkapital 31.12.18: 1.221.246,62 kr.

Kommentarer:

Det forslås, at der indføres et minimumsbeløb, når der hæves kontanter i Informationen ved loppemarkedet – hver transaktion koster 0,75 kr.

4.      Fastsættelse af kontingent for det kommende år

Det foreslås uændret 75 kr. Vedtaget.

Der skal hverves flere medlemmer. Vi arbejder på sagen i 2019.

Eventuelt ved selve loppemarkedet.

5.      Behandling af indkomne forslag: Ingen

6.      Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor

Bestyrelsesmedlemmer på valg:

René Larsen – ønsker ikke genvalg

Revisor på valg:

Connie Nielsen - genvalgt

Valg af 2 bestyrelsessuppleanter på valg:

Elith Andersen - genvalgt

Valg af 1 revisorsuppleant på valg:

Per Felby - genvalgt

7.      Eventuelt

Kommentarer:

·       Henning: Tak for det hele. Kan man indkøbe en trailer til affald og telte?? Vil gerne hjælpe med at afvikle kølevognen – det sidste stykke.

·       Carl – Er lidt ærgerlig over, at alle containere er fyldt – der er ikke plads til et f.eks. akut dødsbo. Carl spurgte om, der skal vindue og bander i koldhallen. Jens svarede, at vi arbejder på det i 2019.

·       Carl er lidt bekymret for fremtiden i forhold ”småting”. Man kan ikke hente mere på ”omlasteren”. HUSK i øvrigt: paller og plader til sortererne.

·       Lene: Hvornår kan vi begynde at tage imod loppevarer. Svar: vi kører første gang 6. april.

·       Søren foreslår indkøb af yderligere en 20-fods container.

·       Gurli: Opfordrer til at benytte internettet endnu mere if. med annoncering af loppemarked.

Dirigenten takkede for relativ god ro og orden, samt god og konstruktiv tone,

Formanden sluttede af med at takke René Larsen for det store arbejde i bestyrelsen i mange år.

Til sidst et 3-foldigt leve for Store Lyngby IF, VENNER….og så var der gule ærter til alle….

Ole Jensen

Dirigent

                                                                                                           Henrik Keck

                                                                                                           Referent

Tilstede: Alle

Ansøgninger: Ingen

Regnskabet er sendt til revisoren.

Vi er fortsat udfordret på opgaven omkring at overtage teltholderopgaven.

Jens kontakter et emne.

Vi begynder loppekørslen den 6. april.

Vi skal sikre, at de to ledige hold besættes. Jens og Henrik taler med potentielle emner.

Generalforsamling, 27. januar kl. 10.30 i Klubhuset:

Vi har flere emner til den ledige plads i bestyrelsen og taler nærmere med dem snarest.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Bespisning på bestyrelsesmøder

Keld sørger for, at der er mad til bestyrelsesmøder i fremtiden.

Anders sørger for drikkelse til bestyrelsesmøderne.

Punkter til næste møde 6. februar 2019

Konstituering

Planlægning af mødedatoer

Strategi og budget for promovering af VENNER v. Michael/Henrik

Aflevering af teltadministration v/Henning

Brug af Genbrugsstationen

Ny beklædning til div. medhjælpere